在国际海运货代领域，科学规范的流程和明确的责任分工是提升公司运营效率的关键。为增强各岗位的协调配合，特制定如下工作指南。
一、行为规范
优秀的货代人员需坚持以下行为规范：
- 遵规守纪 ：严格遵守公司制度，做守法合规的运营者。
- 细致耐心 ：对于业务要尽职尽责，注重每一细节。
- 热心诚挚 ：为客户提供专业、优质的服务，树立良好口碑。
- 学习进修 ：始终保持学习态度，提升自身能力与素质。
- 高效执行 ：准确及时地完成上级指令，确保运营流畅。
- 团队精神 ：积极为团队贡献智慧，促进团队协作发展。
- 宽容待人 ：在团队中倡导互助和包容的合作氛围。
二、各岗位职责
国际货代公司根据工作流程安排设立多个职务，包括部门经理、部门主管、操作员、调度员、文件员、客户服务和销售等，具体职责如下：
1. 部门经理
- 领导团队组建、分工与培训，提升整体运营素质。
- 制定部门发展规划，评估实现进度。
- 管理下属部门的协作与效能。
2. 部门主管
- 管理团队日常运营，确保各项任务有序开展。
- 负责报价信息的更新与核实。
- 协调各业务的接受、指派及跟进。
3. 操作员
- 负责业务审核、操作与跟踪。
- 确认可收费用，确保账目清晰。
- 业务完结后的统计与分析。
4. 调度员
- 处理门点服务与仓储服务的安排与反馈。
- 每月统计与业务评估，优化调度流程。
5. 文件员
- 完成提单的确认、核对与签发。
- 协助日常事务处理。
- 进行月度数据统计。
6. 客服
- 主动受理业务，负责客户日常关系维护。
- 报价跟踪与核实。
7. 销售
- 负责业务报价、获客与跟踪，制定销售策略。
- 针对客户进行日常维护。
三、岗位职权
部门经理和主管对于部门内事务和人员管理拥有指导、协调和决策的权力。公司希望每位员工能积极承担责任，主动配合他人，加强自我能力的提升。
四、操作流程
货代的工作一般分为接单、订舱、拖车/内装、报关、文件处理及收费等诸多环节，各环节紧密相连，进而构成完整的操作流程：
1. 接单
接单是首要环节，应确保信息确认及时，通常应在15分钟内完成。
- 确认客户委托内容与服务要求。
- 对于运价进行核对与确认，并反馈客户。
2. 订舱
订舱工作一般需在预定开船日的7天前完成，确保有效稳定的运输安排。
- 在系统中建立业务档案，确保信息准确。
- 确认舱位后，及时通知客户相关信息。
3. 拖车/内装
拖车和内装安排需依据船公司及货物性质，灵活处理。
- 确认装柜时间，提前与客户沟通。
- 及时跟踪装箱情况，确保顺利运输。
4. 报关
报关工作应认真审核报关资料，确保准确无误。
- 提前确认报关时间，与客户保持良好的沟通。
5. 文件处理
文件的准确性至关重要，应按时发送提单确认件，确保信息及时传递。
- 跟踪提单的确认进度。
总结
国际海运货代的运营依托于明确的岗位职责和科学的操作流程，而团队合作与个人努力的结合，是推动业务成功发展不可或缺的一部分。各岗位在遵守规范的基础上，相互协作，才能形成高效的工作链条，提升客户满意度与公司竞争力。
