船运提单提交指南高效操作与常见问题解析

在全球贸易的浩瀚海洋中，船运提单（Bill of Lading，简称B/L）犹如一艘艘货轮的航海图，指引着货物从起运港安全抵达目的地。它不仅是货物收据，更是物权凭证，承载着买卖双方的权利与义务。

然而，对于许多参与国际贸易的企业而言，提单的提交流程却常常成为一个令人头疼的环节，繁琐的步骤、复杂的规则、以及潜在的错误，都可能导致货物延误、费用增加，甚至引发贸易纠纷。

本文将以数据分析师的视角，深入剖析船运提单的提交流程，从整体框架到细节操作，逐一拆解，帮助读者理清思路，掌握关键技巧，高效完成提单提交，并有效规避常见错误，确保货物顺利运输。我们将结合实际案例和行业经验，提供实用建议和解决方案，助力企业在国际贸易的浪潮中乘风破浪。

第一章：提单提交流程概览：全局视角下的步步为营

提单提交流程并非一蹴而就，而是一个环环相扣的链条，每个环节都至关重要。如同数据分析中的数据清洗，提单提交的每个步骤都需要细致处理，避免疏漏，才能保证最终结果的准确性和可靠性。

1.1 提单提交的整体流程框架

提单提交的整体流程可以概括为以下几个关键步骤：

1. 准备阶段：
   • 确认贸易条款： 明确Incoterms（国际贸易术语），确定买卖双方在运输过程中的责任和义务，包括运费、保险、风险承担等。
   • 准备货物信息： 收集货物的详细信息，包括品名、规格、数量、重量、体积、包装方式、唛头等。
   • 选择船公司或货代： 根据货物类型、运输路线、价格、服务质量等因素，选择合适的船公司或货代。
   • 订舱： 向船公司或货代提交订舱申请，确认舱位和运输时间。
2. 提交Shipping Instruction（S/I）：
   • 填写S/I： 按照船公司或货代的要求，填写详细的S/I，包括收发货人信息、货物信息、运输条款、付款方式等。
   • 确认S/I： 仔细核对S/I上的所有信息，确保准确无误。
   • 提交S/I： 将S/I提交给船公司或货代。
3. 提单草稿确认：
   • 接收提单草稿： 船公司或货代会根据S/I制作提单草稿，并发送给发货人确认。
   • 核对提单草稿： 仔细核对提单草稿上的所有信息，包括收发货人信息、货物信息、运输条款、付款方式等。
   • 修改提单草稿： 如果发现提单草稿上有错误，及时向船公司或货代提出修改意见。
   • 确认提单草稿： 确认提单草稿无误后，通知船公司或货代。
4. 提单签发：
   • 支付相关费用： 按照船公司或货代的要求，支付运费、港杂费等相关费用。
   • 领取提单： 支付费用后，从船公司或货代处领取正本提单或办理电放手续。

1.2 首次提交提单时的注意事项：草案保存与保存并继续

在首次提交提单时，务必留意页面底部的"草案保存"与"保存并继续"按钮。这两个按钮的功能看似简单，却关系到信息的保存和流程的顺利进行。

• "草案保存"： 类似于数据分析中的临时保存功能，用于保存当前已填写的信息，方便后续修改。如果填写过程中遇到问题，或者需要暂停操作，可以选择"草案保存"，避免信息丢失。
• "保存并继续"： 类似于数据分析中的提交并运行功能，在保存当前已填写信息的同时，引导你进入下一个步骤。如果确认当前信息无误，可以选择"保存并继续"，加快提单提交的流程。

1.3 避免操作失误的策略

为了避免因操作失误导致信息丢失或流程中断，建议采取以下策略：

• 提前准备： 在开始填写提单之前，准备好所有必要的信息，包括收发货人信息、货物信息、运输条款、付款方式等。
• 仔细阅读： 仔细阅读页面上的提示信息和说明，了解每个字段的含义和要求。
• 逐步填写： 按照流程逐步填写信息，避免跳跃式操作。
• 及时保存： 在填写过程中，及时点击"草案保存"按钮，防止信息丢失。
• 确认无误： 在点击"保存并继续"按钮之前，仔细核对当前页面上的所有信息，确保准确无误。

第二章：提单类型选择：精准匹配，避免风险

提单类型选择是提单提交过程中至关重要的一个环节，不同的提单类型适用于不同的贸易场景，选择错误的提单类型可能会导致货物无法顺利清关、提货，甚至引发贸易纠纷。如同数据分析中的模型选择，选择合适的提单类型需要根据实际情况进行综合考虑，才能达到最佳效果。

2.1 常见的提单类型及其适用场景

以下是几种常见的提单类型及其适用场景：

• Waybill（海运单）：
  • 定义： 海运单是一种简化的提单形式，不具有物权凭证的功能。
  • 适用场景： 通常用于收货人无需凭正本提单即可提货的情况，例如：
    • 关联公司之间的贸易： 发货人和收货人是同一家公司的不同部门或子公司。
    • 信誉良好的客户： 发货人与收货人之间长期合作，建立了良好的信任关系。
    • 快速放货的需求： 收货人急需提货，不希望等待正本提单的到达。
  • 注意事项： 部分目的港可能不接受海运单，因此在选择时务必确认目的地的相关规定。此外，海运单不适用于需要银行参与信用证结算的贸易场景。
• Bill of Lading（正本提单/OBL/Negotiable B/L）：
  • 定义： 正本提单是最常见的提单类型，具有物权凭证的功能。
  • 适用场景： 适用于需要银行参与信用证结算的贸易场景，或者收货人需要凭正本提单才能提货的情况。
  • 注意事项： 正本提单需要妥善保管，防止丢失或损坏。如果正本提单丢失，需要办理挂失手续，并提供相关证明文件。
• 电子货物放行（Electronic cargo release）：
  • 定义： 电子货物放行是指通过电子方式向船公司或货代提交放货指令，收货人无需凭正本提单即可提货。
  • 适用场景： 适用于发货人希望快速放货，并且信任收货人的情况。
  • 注意事项： 如果计划后续申请电放（Telex release），在提交S/I（Shipping Instruction，托运指示）时勾选此项，系统会在船舶离港后立即生成电放费用的账单。但请注意，最终的电放申请仍需另行提交。此选项仅在母船离港前有效。

2.2 如何选择合适的提单类型

选择合适的提单类型需要综合考虑以下因素：

• 贸易条款： 不同的贸易条款对提单类型有不同的要求。例如，在信用证结算的贸易中，通常需要使用正本提单。
• 收发货人之间的关系： 如果收发货人是关联公司或长期合作的客户，可以选择海运单或电放。
• 目的港的规定： 不同的目的港对提单类型有不同的要求。在选择提单类型之前，务必确认目的港的相关规定。
• 放货速度的要求： 如果收货人急需提货，可以选择海运单或电放。

2.3 案例分析：提单类型选择的错误与风险

第三章：特殊提单处理：分单、并单与保函

在实际的国际贸易中，可能会遇到一些特殊情况，需要对提单进行特殊处理，例如分单、并单和保函。如同数据分析中的异常值处理，这些特殊情况需要根据具体情况采取不同的策略，才能保证提单的有效性和货物的顺利运输。

3.1 分单（Split BL）：

• 定义： 分单是指将同一批货物，但需要签发多份提单的情况。
• 适用场景：
  • 同一集装箱内的货物属于不同的收货人： 例如，同一集装箱内的货物分别属于E公司和F公司，需要签发两份提单，分别给E公司和F公司。
  • 需要分批次清关： 例如，G公司向H公司出口一批货物，H公司需要分两批次清关，需要签发两份提单，分别用于不同的清关批次。
• 系统操作： 在系统操作中，你需要明确指定每个提单对应的集装箱。
• 注意事项： 分单可能会增加提单费用，并且需要提供详细的货物清单，明确每个提单对应的货物信息。

3.2 部分提单（Part Load BL）：

• 定义： 部分提单是指一个集装箱内的货物被拆分到多个提单上。
• 适用场景：
  • 多个发货人拼箱： 例如，I公司和J公司拼箱出口一批货物，需要签发两份提单，分别给I公司和J公司。
  • 同一发货人的货物需要分批交付给不同的收货人： 例如，K公司向L公司出口一批货物，L公司要求将货物分两批交付给不同的收货人，需要签发两份提单，分别给不同的收货人。
• 注意事项： 务必准确记录每个提单对应的货物信息，包括品名、规格、数量、重量、体积等。

3.3 并单/合并提单（Combine BL）：

• 定义： 并单是指将不同订舱单（Booking）的货物合并到同一份提单上。
• 适用场景： 适用于发货人希望将多个订舱单的货物合并到同一份提单上，以简化提单流程，降低提单费用。
• 注意事项：
  • 只能合并整个订舱单： 无法选择部分货物进行合并。
  • 存在一些限制条件： 例如，不同航线或不同起运港的订舱单可能无法合并。
  • 需要提供详细的货物清单： 明确每个订舱单对应的货物信息。

3.4 保函（Letter of Indemnity）：

• 定义： 保函是指由发货人或收货人向船公司或货代出具的书面保证，承诺承担因某些特殊情况可能产生的风险和损失。
• 适用场景：
  • 倒签提单： 发货人要求船公司或货代在提单上签发早于实际装船日期的日期。
  • 预借提单： 发货人要求船公司或货代在货物尚未装船的情况下签发提单。
  • 无正本提单放货： 收货人无法提供正本提单，要求船公司或货代放货。
• 注意事项：
  • 保函具有法律效力： 发货人或收货人需要承担保函中承诺的责任。
  • 船公司或货代有权拒绝接受保函： 在某些情况下，船公司或货代可能认为风险过高，拒绝接受保函。

第四章：关键信息填写：准确无误，避免延误

提单上的关键信息是货物运输的重要依据，任何错误都可能导致货物延误、清关困难，甚至引发贸易纠纷。如同数据分析中的特征工程，关键信息的准确填写是保证提单质量的关键。

4.1 装货港（Port of Loading）、卸货港（Port of Discharge）和交货地（Place of Delivery）：

• 注意事项： 这些信息必须从系统提供的列表中选择。如果列表中没有你想要的选项，说明系统不支持该港口或地点，需要选择最接近的选项。
• 错误示例：
  • 填写错误的港口代码： 例如，将上海港的港口代码写成其他港口的港口代码。
  • 填写不存在的港口名称： 例如，填写一个虚构的港口名称。
• 正确做法：
  • 仔细核对系统提供的港口列表： 确保选择正确的港口代码和港口名称。
  • 咨询船公司或货代： 如果不确定某个港口是否支持，可以咨询船公司或货代。

4.2 唛头及件数（Marks & Numbers）：

• 定义： 唛头是货物外包装上的标记，用于区分不同的货物。件数是指货物的总包装数量。
• 注意事项： 务必按照实际情况填写，确保与提单上的描述一致。
• 错误示例：
  • 唛头信息不完整： 例如，只填写了部分唛头信息。
  • 唛头信息与实际不符： 例如，提单上的唛头与货物外包装上的唛头不一致。
  • 件数填写错误： 例如，将货物的总包装数量填写错误。
• 正确做法：
  • 仔细核对货物外包装上的唛头信息： 确保填写完整、准确的唛头信息。
  • 清点货物的总包装数量： 确保件数填写正确。

4.3 HS编码：

• 定义： HS编码是海关编码协调制度的简称，是一种国际通用的商品分类编码体系。
• 注意事项： 填写6位数的HS编码。如果一个提单对应多个HS编码，只需填写最具代表性的一个，其余的可以在货物描述（Cargo Description）中注明。
• 错误示例：
  • 填写错误的HS编码： 例如，将A商品的HS编码写成B商品的HS编码。
  • 填写不完整的HS编码： 例如，只填写了HS编码的前4位。
• 正确做法：
  • 查询海关编码协调制度： 查找正确的HS编码。
  • 咨询海关或货代： 如果不确定某个商品的HS编码，可以咨询海关或货代。

4.4 货物描述（Cargo Description）：

• 注意事项： 详细描述货物的名称、规格、材质等信息。避免使用模糊不清的描述，例如"General Merchandise"（普通商品）。
• 错误示例：
  • 货物描述过于简单： 例如，只填写了"Clothing"（服装），没有说明服装的材质、款式等信息。
  • 货物描述与实际不符： 例如，提单上的货物描述与实际货物不一致。
• 正确做法：
  • 详细描述货物的名称、规格、材质等信息： 例如，"Cotton T-shirt, Men's, Size L"。
  • 避免使用模糊不清的描述： 例如，不要使用"General Merchandise"（普通商品），而应该具体说明商品的名称。

第五章：费用承担方（Payer）设置：清晰明确，避免争议

在提单上明确各项费用的承担方至关重要，可以有效避免后续的费用争议。如同数据分析中的数据治理，清晰的费用承担方设置是保证贸易顺利进行的基础。

5.1 预付（Prepaid）与到付（Collect）：

• 定义： 预付是指在起运港支付费用，到付是指在目的港支付费用。
• 注意事项： 根据贸易条款和与客户的约定，选择合适的支付方式。
• 错误示例：
  • 预付费用选择到付： 例如，贸易条款规定运费由发货人承担，但提单上选择了到付。
  • 到付费用选择预付： 例如，贸易条款规定运费由收货人承担，但提单上选择了预付。
• 正确做法：
  • 仔细阅读贸易条款： 了解各项费用的承担方。
  • 与客户协商： 确认各项费用的支付方式。

5.2 指定付款人（Payer）：

• 注意事项： 对于预付费用，必须指定具体的付款人。你可以从已有的客户列表中选择，也可以添加新的付款人。务必确保付款人信息的准确性。
• 错误示例：
  • 未指定付款人： 例如，选择了预付，但没有指定具体的付款人。
  • 付款人信息错误： 例如，付款人名称或地址填写错误。
• 正确做法：
  • 从客户列表中选择付款人： 如果付款人已存在于客户列表中，直接选择即可。
  • 添加新的付款人： 如果付款人不在客户列表中，需要添加新的付款人，并填写准确的付款人信息。

5.3 费用分摊：

• 注意事项： 如果需要将费用分摊给不同的付款人，可以按照费用类型进行设置。例如，海运费由买方承担，港杂费由卖方承担。
• 错误示例：
  • 费用分摊比例错误： 例如，海运费应该由买方承担100%，但设置成了50%。
  • 费用类型设置错误： 例如，将港杂费设置成了海运费。
• 正确做法：
  • 仔细核对贸易条款： 了解各项费用的承担比例。
  • 按照费用类型进行设置： 确保每种费用都分配给正确的付款人，并设置正确的承担比例。

5.4 特殊费用：

• 注意事项： 部分国家或地区可能对某些费用有特殊规定。例如，某些费用必须预付，或者必须由收货人承担。务必了解清楚相关规定，避免产生不必要的麻烦。
• 错误示例：
  • 未了解特殊费用规定： 例如，不知道某个国家规定某些费用必须预付。
  • 违反特殊费用规定： 例如，将必须预付的费用设置成了到付。
• 正确做法：
  • 咨询船公司或货代： 了解目的港的特殊费用规定。
  • 按照规定设置费用承担方： 确保符合目的港的特殊费用规定。

第六章：重量与体积：准确测量，符合规范

重量和体积是计算运费的重要依据，也是货物安全运输的重要保障。如同数据分析中的数据质量控制，准确测量重量和体积是保证提单准确性的关键。

6.1 VGM（Verified Gross Mass，核实后的集装箱总重量）：

• 定义： 根据国际海事组织（IMO）的规定，所有出口集装箱都必须提供VGM。
• 获取方式： VGM可以通过两种方式获得：
  • 方法一： 对装载完毕的集装箱进行称重。
  • 方法二： 将集装箱内所有货物的重量、包装材料的重量、系固材料的重量以及集装箱本身的重量相加。
• 注意事项： 务必选择合适的VGM计算方法，并确保数据的准确性。如果VGM与实际重量不符，可能会导致货物无法装船或产生额外的费用。
• 错误示例：
  • VGM计算错误： 例如，计算时遗漏了某些货物的重量。
  • VGM与实际重量不符： 例如，VGM与实际重量相差较大。
• 正确做法：
  • 选择合适的VGM计算方法： 根据实际情况选择称重法或累加法。
  • 确保数据的准确性： 仔细核对所有货物的重量，确保计算结果准确无误。

6.2 体积：

• 注意事项： 准确测量货物的体积，并填写在提单上。体积是计算运费的重要依据之一。
• 错误示例：
  • 体积测量错误： 例如，测量时没有考虑货物的形状。
  • 体积单位错误： 例如，将立方米写成立方英尺。
• 正确做法：
  • 使用专业的测量工具： 例如，使用卷尺或激光测距仪。
  • 准确测量货物的长、宽、高： 确保测量结果准确无误。
  • 选择正确的体积单位： 通常使用立方米（m³）。

第七章：提单修改：谨慎操作，避免损失

提单一旦确认，修改起来会比较麻烦，并且可能产生额外的费用。如同数据分析中的模型迭代，提单修改需要谨慎操作，避免不必要的损失。

7.1 提单修改的流程：

1. 发现错误： 仔细核对提单，发现需要修改的信息。
2. 联系船公司或货代： 尽快联系船公司或货代，说明需要修改的内容。
3. 提供相关资料： 按照船公司或货代的要求，提供相关资料，例如修改申请、证明文件等。
4. 支付修改费用： 船公司或货代可能会收取修改费用。
5. 确认修改结果： 确认修改后的提单信息准确无误。

7.2 避免提单修改的策略：

• 仔细核对S/I： 在提交S/I之前，仔细核对所有信息，确保准确无误。
• 认真核对提单草稿： 在确认提单草稿之前，仔细核对所有信息，确保准确无误。
• 与船公司或货代保持沟通： 在提单提交过程中，如有任何疑问，应及时与船公司或货代沟通。

7.3 提单修改的费用：

提单修改的费用因船公司、货代和修改内容而异。通常情况下，修改费用包括：

• 操作费： 船公司或货代收取的操作费用。
• 文件费： 重新制作提单的文件费用。
• 电报费： 如果需要通过电报通知目的港，可能会收取电报费用。

第八章：常见问题与解决方案

在提单提交过程中，可能会遇到各种各样的问题。如同数据分析中的问题诊断，及时发现并解决问题是保证提单顺利提交的关键。

8.1 提单信息错误：

• 问题： 提单上的收发货人信息、货物描述、重量、体积等信息错误。
• 解决方案： 务必在提交前仔细核对所有信息，包括收发货人信息、货物描述、重量、体积等。一旦发现错误，应立即联系船公司或货代进行修改。

8.2 VGM超重：

• 问题： VGM超过集装箱的最大允许重量，可能会导致货物无法装船。
• 解决方案： 应重新计算VGM，或者更换集装箱。

8.3 目的港不接受海运单：

• 问题： 目的港不接受海运单，导致收货人无法凭海运单提货。
• 解决方案： 在选择提单类型前，务必确认目的港是否接受海运单。如果不确定，可以咨询船公司或货代。